De mudanza

La verdad es que me encanta la iniciativa recharge day de Cabify y disfruto muchísimo teniendo libre el tercer viernes de cada mes, pero es que este me viene especialmente bien. Ayer me dieron las llaves de mi nueva casa ¡y hoy empieza la mudanza!

Está siendo un mes muy intenso a la vez que ilusionante, y lo que aún nos queda. Entre que me he pedido el lunes libre porque me corresponde un día por mudanza y que hoy es jornada de recarga de pilas, se me ha quedado un finde largo para dedicarme completamente a empaquetar cajas, desmontar muebles y transportar trastos.

Así que si estos días me veis menos activo en las redes sociales no os preocupéis por mí que es por una buena causa. Voy a pasarme una temporada sumergido en el ilusionante proyecto offline de crear un nuevo hogar.

Os dejo que estas cajas no se llenan solas.

OKRs personales

Me gusta evaluarme y analizar mi desempeño y evolución profesional. Trato de documentar las acciones relevantes que llevo a cabo, realizo análisis DAFO anualmente y leo detenidamente las evaluaciones 360º que hacen de mí el resto de miembros del equipo y mi mánager.

Todo esto mejora mi autoconocimiento y me permite saber dónde estoy. Porque a dónde voy lo tengo claro. Mi meta es convertirme en la mejor versión que como ingeniero de software pueda llegar a ser.

El siguiente paso es saber cómo voy de donde estoy a donde quiero llegar. Para ello todos los años creo un objetivo personal global y luego marco 3 OKRs por trimestre.

Y como podréis imaginar el objetivo global de 2023 y los OKRs específicos del Q1 ya están definidos.

Comunicación vía documentación

Cuando pensamos en comunicar algo solemos visualizarnos hablando con una o varias personas, bien de manera oral o escrita. Activamente alcanzamos a quien debe recibir el mensaje para entregarle la información que queremos transmitir.

Pero no siempre es necesario que contactemos con la parte receptora, pues también podemos comunicarnos sin iniciar el proceso. ¿Y cómo lo hacemos? La respuesta es clara; documentando.

Gracias a nuestra agenda de trabajo podemos comunicar nuestro horario laboral, la disponibilidad para que nos contacten y programen reuniones, ausencias, etc.

El estado de Slack (o cualquier otra herramienta de comunicación) también puede proporcionar información útil como avisar si podemos atender o no a alguien, si estamos de vacaciones o si nos encontramos disponibles.

Las respuestas automáticas de nuestro email son otra forma de comunicarnos. Es siempre una buena idea avisar si estamos de vacaciones informando de la fecha de retorno, así como indicando una persona de referencia que pueda atender las peticiones mientras estamos fuera.

Utilizar un software de seguimiento de proyectos como Jira ayuda a que toda persona interesada en saber sobre el progreso de una tarea pueda hacerlo de manera sencilla.

Ten presente que documentar es comunicar, y existen muchos medios de comunicación ampliamente conocidos. En lugar de dar la misma respuesta una y otra vez documéntala en un sitio centralizado para que todo el mundo la vea. Las personas interesadas obtendrán la información de manera sencilla, y tu evitarás las interrupciones.

Mejorar la comunicación oral

La comunicación oral es una de las herramientas más importantes que usamos diariamente para relacionarnos con las personas de nuestro entorno. Bien sea en la máquina de café, a través de Zoom o en un pasillo de la oficina, surgirán conversaciones en las que se nos comunicarán dudas, necesidades, inquietudes…

Debemos dedicar esfuerzos en mejorar nuestras habilidades en este campo, realizando una escucha activa que evite los siguientes obstáculos:

• Oír solamente aquello que nos interesa.
• Tener prejuicios sobre la otra persona o sobre lo que nos quiere comunicar.
• Barreras del entorno.
• Sentimientos “a flor de piel”.
• Quejas constantes.
• Fingir que escuchamos.
• Pensar en la respuesta en lugar de atender.

Para ello lo mejor es tener en cuenta los consejos listados a continuación:

• Tómate tiempo para escuchar.
• Establece un clima agradable.
• Acepta a la otra persona tal y como es.
• No te distraigas.
• Prepárate el tema que quieres tratar.
• Escucha y resume.
• Estructura el mensaje.
• No adelantes conclusiones.
• Escucha con empatía.
• Pregunta.
• Anota los datos que estimas necesarios.

Luchar contra las interrupciones

¿Cómo podemos luchar contra las interrupciones?

• Elimina los interruptores: Quita alarmas, notificaciones de WhatsApp, Telegram, Slack… Elimínalas de raíz.
• Ojo con el móvil: ¿Esperas una llamada de vida o muerte? Pues siléncialo y ponlo boca abajo. Revísalo cada cierto tiempo en lugar de con cada notificación.
• Enfócate: Recuerda el propósito de la tarea y prepárate para comenzarla.
• Aísla la tarea: Si te piden algo ¿es obligatorio y vital que pares y lo hagas ya? Siempre es preferible apuntarlo para más adelante y volver a la tarea inicial.
• Trabaja en bloques cortos: Es más fácil bloquear completamente las interrupciones si trabajas en tareas de menos de 30 minutos. Divide y vencerás.
• Comunica tus rutinas: Si no se te puede llamar hasta las 10.00 que todo el mundo lo sepa.
• Frena a la gente pesada: Siempre hay una persona que le gusta interrumpir sin miramiento. Ponle límites.
• Comunicación concisa: Responde de manera breve y directa. Estructura tu mensaje para reducir la llamada actual, y dejarlo todo claro para que no sea necesaria una nueva llamada futura.
• ¡No interrumpas tú! Si no te gusta que te interrumpan, no te dediques a interrumpir.

Pon en marcha cuanto antes estos puntos y verás que es más fácil de lo que esperabas.

Evita las interrupciones

El mayor enemigo de la productividad son sin duda las interrupciones. Debemos evitarlas a toda costa pues son el ladrón más voraz de nuestro tiempo. Las interrupciones:

• Rompen nuestro ritmo laboral.
• Hacen nuestro trabajo más lento y torpe, perdiendo tiempo en cualquier cosa.
• Son fuente de estrés y ansiedad, y nos separan de objetivos y tareas.
• Desgastan nuestra motivación, creatividad y energía.
• Corroen nuestro ánimo, optimismo y buen humor.
• Producen insatisfacción.

Porque para causar más impacto no hay que trabajar más horas, sino aprovechar mejor las que dedicamos.

Evita interrumpir a otras personas

En nuestro trabajo diario surgen muchas dudas que han de ser resueltas por otras personas, que deberán interrumpir su flujo de trabajo para atender a nuestras peticiones. Es importante gestionar correctamente nuestras solicitudes para evitar al máximo cortar su trabajo. Para ello ten en cuenta:

• ¿Eres capaz de resolverlo sin ayuda? ¿Has dedicado el tiempo necesario a la resolución?
• ¿Tienes autoridad para tomar esa decisión? ¿O necesitas consenso?
• ¿Puedes esperar a tener la respuesta o debes obtenerla de manera inmediata?
• Estudia en primer lugar el problema para realizar todas las preguntas en una sola conversación evitando múltiples interrupciones.
• Busca claridad y precisión a la hora de exponer tus ideas, opiniones, consultas o quejas.
• Dirige la conversación, buscando una respuesta y evitando diálogos interminables. Evita frases vacías:
  • En lugar de «¿quedamos para ver unas cosas?» es mejor «¿tienes tiempo para ver un problema desplegando tal servicio?».
  • En lugar de «tenemos un problema» es mejor «los últimos cambios en la librería X han roto interfaces. He revisado todos los puntos en los que nos afecta y propuesto un borrador que me gustaría revisar contigo».

Preguntar es muy útil y nos permite ganar contexto rápidamente y desbloquearnos. Tan malo es resistirse a preguntar como preguntar indiscriminadamente. Pero ten en cuenta que las interrupciones son caras y no debemos cortar constantemente a la gente.

3 puntos clave para formar hábitos productivos

Formar hábitos productivos no es una tarea sencilla. Nuestras rutinas están cada vez más marcadas y es difícil alterarlas. Por ello si quieres formar hábitos productivos te recomiendo que sigas estos puntos:

1. Pasos pequeños. Un solo cambio a la vez, pequeño y sencillo. No intentes cambiar demasiadas cosas en poco tiempo.
2. Cambios medibles. Fíjate cambios concretos, medibles y palpables, que sean asumibles y con plazos razonables. Comprueba cada cierto tiempo si estás llevándolos a cabo y si surten el efecto deseado.
3. Repite y repite. Con regularidad diaria y constante. Cambiar no es fácil. Debes ser constante y apoyarte en la rutina.

5 pasos para completar mis tareas

No es la primera vez que hablo de la productividad, y seguro que tampoco será la última, porque es un tema que me interesa muchísimo. Durante estos últimos años he estado siguiendo principalmente 5 pasos para completar mis tareas en el menor tiempo posible y hoy quería compartirlos.

1. Preparo las tareas claves del día. A primera hora identifico cuáles son las tareas clave que voy a realizar ese día. Su importancia y repercusión hacen que me prepare y me predispone a hacerlas adecuadamente, eligiendo bien el momento en el que las abordaré, cuidando el entorno, eliminando las distracciones, mentalizándome antes, etc.
2. Me concentro en terminar antes de empezar. Tengo tendencia natural a dispersarme en varias actividades. Es bastante natural empezar una tarea dejando a medias otras. Para evitarlo me concentro en completar la tarea en la que estoy trabajando, siendo consciente de no empezar otra nueva.
3. Elimino la multitarea a toda costa. La multitarea me crea una falsa sensación de productividad. La combato activamente para evitar dispersarme. Por ejemplo divido la tarea en pasos pequeños, cierro el paso a las distracciones externas y recuerdo la importancia y valor de terminarla.
4. Valoro la importancia de la tarea. Antes de hacer una tarea pienso en el valor que aporta. Siendo consciente de su importancia me predispongo a dar lo mejor de mí. Si es insignificante me ayuda a ser consciente que he de reducir el tiempo que le dedico.
5. Recopilo todo el material antes de empezar. Es muy frecuente que a mitad de tarea me dé cuenta que me falta un documento, cierta información, etc. Esto me obliga a parar para pedirlo, o buscarlo en Internet, por lo que rompo por completo mi ritmo de trabajo.

Existe un sexto paso que aunque no sea una manera activa de afrontar las tareas es tan importante como los puntos anteriores. Así que de bonus:

1. Hago frecuentes descansos entre tareas. No soy de los que se sientan orgullosos por haber estado infinidad de horas con el culo pegado a la silla. Considero que los descansos entre tareas son totalmente necesarios. Con ellos refresco la mente, cambio de actividad con eficacia, reprogramo mi nivel de atención y recargo las pilas. Un descanso es la recompensa a una tarea bien hecha. Me levanto, camino, salgo a tomar el sol y el aire…

¿Y tú? ¿Tienes algún truco para completar tus tareas eficientemente?

Los 3 factores clave de la productividad

Existe un gran número de acciones y fórmulas encaminadas a mejorar nuestra productividad. De entre lo mucho que he leído entorno a este tema tan importante destacaría los que considero los 3 ingredientes clave.

• Motivación: Se dedican demasiadas horas al trabajo como para que no te guste. ¿Disfrutas con lo que haces? ¿Qué puedes cambiar para mejorarlo?
• Objetivos: ¿Qué vas a hacer hoy? ¿Lo tienes claro? Los objetivos son un compromiso que asumimos con nuestro yo. Deben ser concretos y tangibles, realistas y factibles. Revísalos y evalúalos al final del día.
• Hacer: Empezar, hacer y terminar es el único modo de conseguir las cosas que de verdad quieres. Parece una tontería, pero es así.