Comunicación vía documentación

Cuando pensamos en comunicar algo solemos visualizarnos hablando con una o varias personas, bien de manera oral o escrita. Activamente alcanzamos a quien debe recibir el mensaje para entregarle la información que queremos transmitir.

Pero no siempre es necesario que contactemos con la parte receptora, pues también podemos comunicarnos sin iniciar el proceso. ¿Y cómo lo hacemos? La respuesta es clara; documentando.

Gracias a nuestra agenda de trabajo podemos comunicar nuestro horario laboral, la disponibilidad para que nos contacten y programen reuniones, ausencias, etc.

El estado de Slack (o cualquier otra herramienta de comunicación) también puede proporcionar información útil como avisar si podemos atender o no a alguien, si estamos de vacaciones o si nos encontramos disponibles.

Las respuestas automáticas de nuestro email son otra forma de comunicarnos. Es siempre una buena idea avisar si estamos de vacaciones informando de la fecha de retorno, así como indicando una persona de referencia que pueda atender las peticiones mientras estamos fuera.

Utilizar un software de seguimiento de proyectos como Jira ayuda a que toda persona interesada en saber sobre el progreso de una tarea pueda hacerlo de manera sencilla.

Ten presente que documentar es comunicar, y existen muchos medios de comunicación ampliamente conocidos. En lugar de dar la misma respuesta una y otra vez documéntala en un sitio centralizado para que todo el mundo la vea. Las personas interesadas obtendrán la información de manera sencilla, y tu evitarás las interrupciones.

Mejorar la comunicación oral

La comunicación oral es una de las herramientas más importantes que usamos diariamente para relacionarnos con las personas de nuestro entorno. Bien sea en la máquina de café, a través de Zoom o en un pasillo de la oficina, surgirán conversaciones en las que se nos comunicarán dudas, necesidades, inquietudes…

Debemos dedicar esfuerzos en mejorar nuestras habilidades en este campo, realizando una escucha activa que evite los siguientes obstáculos:

• Oír solamente aquello que nos interesa.
• Tener prejuicios sobre la otra persona o sobre lo que nos quiere comunicar.
• Barreras del entorno.
• Sentimientos “a flor de piel”.
• Quejas constantes.
• Fingir que escuchamos.
• Pensar en la respuesta en lugar de atender.

Para ello lo mejor es tener en cuenta los consejos listados a continuación:

• Tómate tiempo para escuchar.
• Establece un clima agradable.
• Acepta a la otra persona tal y como es.
• No te distraigas.
• Prepárate el tema que quieres tratar.
• Escucha y resume.
• Estructura el mensaje.
• No adelantes conclusiones.
• Escucha con empatía.
• Pregunta.
• Anota los datos que estimas necesarios.

Evita interrumpir a otras personas

En nuestro trabajo diario surgen muchas dudas que han de ser resueltas por otras personas, que deberán interrumpir su flujo de trabajo para atender a nuestras peticiones. Es importante gestionar correctamente nuestras solicitudes para evitar al máximo cortar su trabajo. Para ello ten en cuenta:

• ¿Eres capaz de resolverlo sin ayuda? ¿Has dedicado el tiempo necesario a la resolución?
• ¿Tienes autoridad para tomar esa decisión? ¿O necesitas consenso?
• ¿Puedes esperar a tener la respuesta o debes obtenerla de manera inmediata?
• Estudia en primer lugar el problema para realizar todas las preguntas en una sola conversación evitando múltiples interrupciones.
• Busca claridad y precisión a la hora de exponer tus ideas, opiniones, consultas o quejas.
• Dirige la conversación, buscando una respuesta y evitando diálogos interminables. Evita frases vacías:
  • En lugar de «¿quedamos para ver unas cosas?» es mejor «¿tienes tiempo para ver un problema desplegando tal servicio?».
  • En lugar de «tenemos un problema» es mejor «los últimos cambios en la librería X han roto interfaces. He revisado todos los puntos en los que nos afecta y propuesto un borrador que me gustaría revisar contigo».

Preguntar es muy útil y nos permite ganar contexto rápidamente y desbloquearnos. Tan malo es resistirse a preguntar como preguntar indiscriminadamente. Pero ten en cuenta que las interrupciones son caras y no debemos cortar constantemente a la gente.

Mejorar la comunicación por email

Hace unos días escribía acerca de la importancia de la documentación y a raíz de eso he tenido varias conversaciones privadas con personas interesadas. Entre otras cosas comentábamos que la documentación nos permite ser más productivos al disponer de una fuente de conocimiento sólida.

Al hilo de la productividad me viene a la cabeza también el problema de la comunicación y el claro ejemplo del correo electrónico, que mal utilizado hace que perdamos mucho tiempo.

¿Cómo mejorar la comunicación vía correo electrónico?

Cuida el asunto. Una noticia tiene titular y cuerpo. Un correo tiene asunto y contenido. Ambos son importantes y sin embargo muchos no cuidamos el titular. El asunto debe sintetizar el contenido del mensaje. Esto ayudará al receptor a interpretarlo y clasificarlo, así como a buscarlo posteriormente.

Cuida el contenido. En el contenido detallamos la información. No se puede enviar un correo sin contenido aunque coincida con el asunto, puesto que cuando leemos el correo suponemos que en él está toda la información necesaria y no tenemos por qué releer el asunto. El contenido debe ser breve y directo. El correo electrónico debe parecerse más a un telegrama que a una carta. Tardaremos menos en escribirlo, menos en leerlo y mejoraremos nuestra comunicación y productividad.

Cuida la frecuencia de envíos. Envía correos sólo de lo que consideres importante o interesante. Cuando envías un correo le dedicas tiempo tanto tú como todos los destinatarios. Piensa que el tiempo de todos es valioso y que nadie debe perderlo. Ni envíes demasiados correos ni correos sin interés.

Cuida los destinatarios. ¿Están todas los destinatarios que deben recibirlo? ¿Falta o sobra alguno?

Uso de respuestas prediseñadas. ¿Te preguntan constantemente lo mismo? No reescribas una y otra vez la misma contestación; utiliza respuestas prediseñadas.