Cuando pensamos en comunicar algo solemos visualizarnos hablando con una o varias personas, bien de manera oral o escrita. Activamente alcanzamos a quien debe recibir el mensaje para entregarle la información que queremos transmitir.
Pero no siempre es necesario que contactemos con la parte receptora, pues también podemos comunicarnos sin iniciar el proceso. ¿Y cómo lo hacemos? La respuesta es clara; documentando.
Gracias a nuestra agenda de trabajo podemos comunicar nuestro horario laboral, la disponibilidad para que nos contacten y programen reuniones, ausencias, etc.
El estado de Slack (o cualquier otra herramienta de comunicación) también puede proporcionar información útil como avisar si podemos atender o no a alguien, si estamos de vacaciones o si nos encontramos disponibles.
Las respuestas automáticas de nuestro email son otra forma de comunicarnos. Es siempre una buena idea avisar si estamos de vacaciones informando de la fecha de retorno, así como indicando una persona de referencia que pueda atender las peticiones mientras estamos fuera.
Utilizar un software de seguimiento de proyectos como Jira ayuda a que toda persona interesada en saber sobre el progreso de una tarea pueda hacerlo de manera sencilla.
Ten presente que documentar es comunicar, y existen muchos medios de comunicación ampliamente conocidos. En lugar de dar la misma respuesta una y otra vez documéntala en un sitio centralizado para que todo el mundo la vea. Las personas interesadas obtendrán la información de manera sencilla, y tu evitarás las interrupciones.
Juan Cid 